Fler än hälften av alla projekt misslyckas. Kostnaderna kan inte hållas, tidplanerna åker. Projektledaren klarar inte av att nå målen. Hur mycket resurser vi än lägger ner så får vi inte hur önskat resultat. Kunderna blir inte nöjda.

Nya projekt som behövs kan inte startas för att alla är upptagna eller för att pengarna inte räcker till. Alla projektledare rapporterar, men helheten känns obegripligt luddig. Massor av pengar går åt, men ändå vill verksamheten ha mer och de förstår inte hur hårt alla jobbar i alla projekt.

Artikel efter artikel skrivs om misslyckade projekt och varför vi aldrig lär oss.

Känns situationen igen? Du har hört det från andra, läser om det och kanske är det liknande hos er. Tyvärr är detta fortfarande en verklighet för många, även om fler och fler har vänt trenden och numera jobbar under kontroll, med tillräckligt bra effektivitet och når önskat resultat. Fortfarande tvingas dock många till akuta aktioner för att försöka rädda problematiska projektsituationer när de redan uppstått, akuta aktioner som ofta leder till en ond spiral, istället för att långsiktigt vända trenden och se till att problem inte uppstår.

Vad kan du då göra? Det finns både enkla som svåra lösningar, allting beror på ambitionsnivån. Och det lönar sig nästan alltid.

Oftast är det mest rätt att vända trenden genom att börja med grunden, dvs. att få till en företagsgemensam syn på vilka satsningar som ska prioriteras och genomföras. Därefter hur de ska genomförs genom att bl.a. bygga upp eller effektivisera styrningen av projektverksamheten. Ordna en stödverksamhet för att ge projekten rätt förutsättningar och sist men inte minst, en ordentlig uppföljning av projektverksamheten som kan återkopplas inför beslut av nya satsningar. Utvecklingsplan, projektportföljstyrning, projektstyrning, projektkontor, projektmetodik och projektmognad är några av nyckelorden i sammanhanget.

Det går rätt fort att förbättra situationen genom att skaffa kontroll på hela projektportföljen och sen fokusera på att styra och skapa förutsättningar för de nödvändigaste projekten. Bara att gå in och stödja ett viktigt projekt eller att hjälpa till att välja rätt satsningar, kan sätta an tonen och ge motivation för övriga. Motivation genom att inge förtroende att nu förbättrar vi.

I samtliga fall underlättar det enormt om resurser med kunskap av att göra just detta används i processen. Resurser som dessutom har nått önskat resultat genom att använda sin kunskap tidigare. Helst bör de vara frikopplade från tunga projektledaruppdrag för att kunna fokusera och se helheten. Det går att skapa förbättringar med korsarbetande projektledare, men det är inte optimalt. Samarbete krävs dock alltid, ingen klarar av detta själv.

Och, något långsiktigt bör byggas upp. Att ta in någon utifrån för att agera katalysator och skapa den långsiktiga verksamheten lönar sig oftast. Målet bör vara att lämna en tillräckligt effektivt verksamhet med tillhörande organisation som kan driva hela projektverksamheten med ett nöjaktigt resultat.